Handbuch Online-Portal: Von Debitoren und Dokumenten, Teil 1

Gegensätzlicher könnten die nicht sein: Gustav Gold ist ein erfolgreicher Unternehmer und Paul Pleite sein erfolgloses Gegenstück. Ihre Gemeinsamkeit: Sie sind beide langjährige Mandanten von Árni Anwaldson. Und wir schreiben hier über den isländischstämmigen Anwalt aus dem Städtedreieck Kassel-Erfurt-Göttingen, weil er unser Musterkunde ist. Mit ihm erklären wir „Dokumente“ als informatorisches Herzstück unseres Online-Portals.

Gerade heute hat Árni ein besonders großes Interesse an aktuellen Informationen über zwei seiner Mandanten. Schließlich hat ihm Gustav Gold ein extrem lukratives Mandat angetragen; Paul Pleite war wegen eines kleinen Rechtsstreits bei ihm.

Was Árni Anwaldson jetzt wissen muss: Kann er beide Rechnungen komplett an die Anwaltliche Verrechnungsstelle verkaufen?

Nützlicher Filter: schneller Zugriff auf jedes Dokument

Nach dem Log-in – wahlweise über die Homepage anwvs.de (der Button ist oben rechts) oder direkt über kunden.anwvs.de – steuert Árni „Dokumente“ an. Dort hat er alle Aspekte des Honorarmanagements sofort im Blick, wahlweise chronologisch oder gefiltert nach maximal vier Optionen:

• Datum: eingrenzen auf beliebige Zeitspannen
• Filter: anzeigen aller vorhandenen Dokumente oder nur die neuen bzw. ungelesenen
• Sortierung: nach Datum (in beide Richtungen, d.h. jüngste oder älteste zuerst) oder nach Dateinamen
• Freie Suche: ob Aktenzeichen, Namen oder Städte – auch Teilbegriffe davon werden in jedem PDF-Dokument gefunden

Speziell die Kombination von Datumsfilter und freier Suche führt Árni Anwaldson effektiv und schnell zu den gewünschten Informationen.

Debitorenauskünfte: aktive Frage zum einzelnen Mandanten

Der erste von insgesamt acht Unterpunkten bei „Dokumente“ sind die „Debitorenauskünfte“. Hier kann Árni aktiv für jeden einzelnen angemeldeten Mandanten (= Debitoren) die Limitzusagen und Limitablehnungen mit Betrag und Laufzeit abfragen. Heute interessieren ihn aber nur Gustav Gold und Paul Pleite.

Das automatisch erstellte PDF für Gustav Gold enthält alle Angaben, die Árni braucht: Die Höhe des Limits passt perfekt zum neuen Mandat und die Restlaufzeit reizt fast den kompletten Regelwert von einem Jahr aus. Dies hat mit der Verlängerung zu tun, die bei neu eingereichten Rechnungen automatisch erfolgt; Mehrkosten entstehen durch diese Automatik übrigens nicht.

Anders die Auskunft bei Paul Pleite: Hier liegt seit gestern eine Limitstreichung vor. Dies passiert, wenn negative Erkenntnisse mit Wirkung für die Zukunft existieren – bei Paul Pleite ist es eine im Inkasso unbezahlte Rechnung. Allerdings wird die Limitstreichung erst mit einer Latenz von drei Tagen wirksam, weiß Árni Anwaldson. Eine noch offene Rechnung liegt innerhalb des verbleibenden Limits, so dass er sie morgen schnell einreicht. Die kommenden Rechnungen übernimmt die Verrechnungsstelle aber nur zum Inkasso.

Offene Posten

Die Limitstreichung hat dann Árnis Neugier geweckt; über „Offene Posten“ fordert er das PDF mit der kompletten Liste der unbezahlten Rechnungen an. Hier sieht er auf einen Blick, wie bei Paul Pleite der aktuelle Stand ist: Eine freundliche Erinnerung und eine Mahnung sind ergebnislos verstrichen, Belegbetrag und offene Rechnung sind noch identisch – daher das Inkasso. Schnell überfliegt er noch die weiteren Mandanten: Wer hat Ratenzahlungen vereinbart hat, bei wem muss er über eine mögliche Rechtsverfolgung entscheiden? Die ebenfalls angezeigten internen Aktenzeichen seiner Kanzlei braucht er dabei nicht, zu gut kennt er „die üblichen Verdächtigen“.

Rückfragen

Auf der „Offene Posten“-Liste sind Árni aber noch drei oder vier andere Mandanten aufgefallen. War da nicht eine Rückfrage seitens der AnwVS? Schnell nachgeschaut in dem entsprechenden Menüpunkt. „Ah, das war es“, denkt er sich. In einem Fall muss er entscheiden, ob sein Mandant verklagt werden soll oder er die Rechnung zurück kauft, in zwei Fällen muss er Einwände zu den Rechnungen beantworten.

Aber das hat noch Zeit bis morgen, ebenso die weiteren Menüpunkte. Die erste Neugier wegen Gustav Gold und Paul Pleite wurde gestillt, jetzt steht erst einmal die Fernsehübertragung seines Lieblingsvereins an.

Hintergrund: Árni Anwaldson, Gold und Pleite

Árni Anwaldson ist ein fiktiver Anwalt im Städtedreieck Kassel-Erfurt-Göttingen. Er kommt gebürtig aus Island und hat zwei langjährige Mandanten, die gegensätzlicher nicht sein könnten: den erfolgreichen Unternehmer Gustav Gold und sein erfolgloses Gegenstück Paul Pleite. Anwaldson ist der „Max Mustermann“ der AnwVS.