Offenes und Stilles Verfahren als Bausteine im Kanzleialltag

Die Arbeit für die Mandanten bindet oft intensiv die Ressourcen eines Anwalts, insbesondere wenn zur Beratung auch viele Außentermine gehören. In einer komfortablen Situation ist da, wer sich für die Routineaufgaben im Hintergrund auf sein Team verlassen kann. Speziell beim Thema Honorarmanagement zeigen sich jedoch Grenzen – die sowohl Mitarbeiter als auch Kanzleiführung von der eigentlichen Arbeit abhalten können.

Einzelne Mandanten kosten Zeit

Bei beliebigen Verfahren zeigen sich die Grenzen im Alltag immer dann, wenn einfache Vorgänge von der Routine abweichen. Der einzige gemeinsame Standardschritt bei eigentlich allen Honorarrechnungen steht ganz am Anfang: das Schreiben der Rechnung. Im Anschluss trennt sich aber die Spreu vom Weizen – während der eine Teil der Mandanten alle Vorgaben einhält, bereitet ein anderer Teil stets Aufwand. Die einen überschreiten die vorgegebene Frist, die anderen kürzen (vielleicht auch versehentlich) die Summe und Dritte erschweren die Zuordnung durch einen willkürlichen Verwendungszweck. Hier nachzuarbeiten kostet das Kanzleiteam Zeit  und bindet unnötig Kapazitäten durch permanente Wiedervorlagen. Je größer die Zahl der Sonderfälle wird, desto stärker gerät die Arbeit für die Mandanten ins Hintertreffen – oder die Liquidität der Kanzlei leidet.

Entlastung durch Stilles Verfahren

Für solche Fälle bietet die AnwVS Entlastung durch das sogenannte Stille Verfahren an. Hier versenden die Kanzleien einmalig die Rechnung an den jeweiligen Mandanten und eine Kopie an uns. Alle nachfolgenden Aufgaben liegen dann bei uns als Verrechnungsstelle: WIr überwachen den Zahlungseingang, ordnen Zahlungen zu und übernehmen, falls notwendig, auch das Mahnwesen auf dem Briefkopf der Kanzlei. Damit brauchen sich weder das Team noch die Anwälte um weitere Detailaufgaben kümmern. Eine zusätzliche Entlastung tritt ein, wenn außerdem die Factoringfunktion genutzt wird: Dann gleichen wir die eingereichten Rechnungen grundsätzlich innerhalb eines Werktages aus.

Eine Einwilligung seitens der Mandanten ist nicht erforderlich, da die Abtretung von Anwalt zu Anwalt erfolgt. Das Stille Verfahren eignet sich vor allem für große und mittlere Kanzleien.

Offenes Verfahren verbessert auch das Verhältnis

Mandanten, die besonders hartnäckig den Ausgleich einer berechtigten Honorarforderung hinauszögern oder deswegen andauernd das persönliche Gespräch suchen, binden darüber hinaus auch wieder die Kanzleiführung. Über Stundungen, Fristverlängerungen oder Ratenzahlungen kann im Regelfall halt nur ein Kanzleiinhaber entscheiden. Die andere Seite der Medaille: Wenn Mahnungen fällig werden oder, als mildere Variante, das regelmäßige Telefonat zur Erinnerung nehmen die Mandanten ihren Anwalt in einer Doppelfunktion wahr – als Berater und Geldeintreiber.

In solchen Fällen empfiehlt sich das Outsourcing im Rahmen des offenen Verfahrens. Hier erfolgen der Rechnungsversand und alle nachgelagerten Schritte ausschließlich durch die AnwVS, aus Sicht Ihres Mandanten werden damit der Rechnungsausgleich und das Mandat entkoppelt. Damit bleiben Anwält ausschließlich in der Beraterrolle. Der zweite positive Effekt: Weil wir als professioneller Dienstleister wahrgenommen werden, werden unsere Rechnungen üblicherweise auch schneller ausgeglichen.

Statt eines Fazits: Noch Fragen?

Weitere Details – auch zu dem Komplex, wie wir mit dem Verlangen nach Ratenzahlung oder Einwänden zur Rechnung  umgehen – finden Sie auf der Website unter dem Link Anwaltliches Honorarmanagement. Das Thema der Preisgestaltung haben wir im Februar hier im Blog schon einmal näher ausgeführt, daher nur die Kurzfassung: Wir mögen einfache, klar strukturierte Angebote und arbeiten mit einem „All-in-Modell“, bei dem grundsätzlich alle Standards abgedeckt sind.

Falls Sie weitergehende Fragen haben, die wir Ihnen hier oder bei den verlinkten Texten nicht beantworten konnten: Sprechen Sie uns gerne an. Bei Kommentaren unter dem Artikel antworten wir offen für alle lesbar, bei E-Mails oder Anrufen bleibt die Auskunft bilateral.

Die Anregung für diesen Text kam aus dem Glossar, das wir diese Woche um die beiden Begriffe „Stilles Verfahren“ und „Offenes Verfahren“ erweitert haben. Haben Sie Vorschläge oder Wünsche für Themen? Falls ja, sprechen Sie uns einfach an.