Kanzleiorganisation: Entlastung bringt Vorteile

Klageschriften, Erwiderungen und das Wühlen in Paragraphen machen mehr Spaß als trockene Verwaltungsaufgaben – das ist nachvollziehbar (und wurde uns schon häufig bestätigt). Aber wer im Bereich der Honorare schludert, kann seine Kanzlei in unruhige Fahrwasser bringen. Jan Pieper kontert vier Allaussagen über Anwälte.

1. „Anwälte machen im Umgang mit Honorarrechnungen keine Fehler!“

Im juristischen Sinne machen sie üblicherweise keine Fehler, das stimmt. Es gibt aber verschiedene Stolperfallen, die im Alltag lauern. Die wesentlichen drei können jede für sich schon einigen Schaden bei der Liquidität anrichten – und noch mehr, wenn sie aufeinander folgen.

Quasi das „Startproblem“: Die Honorarvereinbarung passt nicht zum Mandat. Bei einem einfachen, kurzen Standardmandat mit der üblichen Abrechnung nach RVG taucht das Problem nicht auf. Wenn es aber etwas komplizierter wird, der Vorgang länger dauert oder das Honorar komplett frei verhandelt wird, sollte unbedingt eine belastbare Honorarvereinbarung abgeschlossen werden. Und wenn das der Fall ist, müssen die Formfehler, mit denen sich auch schon der BGH auseinandergesetzt hat, vermieden werden. Wenn das nicht passt, kann erst nach einem jahrelangen Beratungsmandat eine Rechnung geschrieben werden. Oder vor Gericht werden wesentliche Posten gekürzt bis gestrichen.

Rechnungen bleiben liegen, anstatt umgehend geschrieben zu werden, ist der zweite Fehler. Je mehr Zeit zwischen dem erfolgreichen Mandat und der Rechnung verstreicht, desto weniger ist der Vorgang im Gedächtnis der Mandanten verankert. Tränen der Dankbarkeit trocken schneller als ein Wassertropfen in der Sahara.

Der dritte Fehler ist die mangelnde Konsequenz bei den Rechnungen. Die Konsequenz fängt beim regelmäßigen Blick auf die Zahlungseingänge an und setzt sich mit der Beharrlichkeit fort, das berechtigte Honorar auch einzufordern. Wer hier nachlässig handelt, kann ganz schnell Außenstände in Höhe von Monatsumsätzen anhäufen.

2. „Anwälte brauchen keine Hilfe von außen, sie lösen Probleme intern!“

Natürlich lassen sich die im ersten Punkt geschilderten Szenarien auch mit einer kanzleiinternen Lösung vermeiden. Aber das hängt insbesondere von den freien Ressourcen und den strategischen Zielen ab.

Bei der IT und bei der Büroreinigung hat sich das Outsourcing etabliert, weil hier Experten zu Werk gehen, die eine Kanzlei nicht zwingend selber vorhalten muss. Insofern können sie auch beim Honorarmanagement durch Auslagerung profitieren – bei der Anwaltlichen Verrechnungsstelle von zwei Seiten.

1. Wir finanzieren eingereichte Rechnungen grundsätzlich vor. Die Wartezeit für Honorare verringert sich deutlich: Die Kanzlei muss nicht mehr einige Tage bis mehrere Monate auf das jeweilige Honorar warten. Wir gleichen den Betrag so schnell aus, wie es die Banken zulassen – im Regelfall liegt das Geld am nächsten Tag vor. Das führt zu planbarer Liquidität.
2. Wir entlasten die Kanzlei im Arbeitsalltag. Die wertvollen Ressourcen der Anwälte und ihrer Mitarbeiter fließen in die Mandatsbearbeitung statt in die Honorarbearbeitung.

3. „Anwälte können das kostengünstiger selbst umsetzen!“

Wenn jeder Mandant umgehend auf die erste Honorarrechnung anstandslos bezahlt: ja.

Für jeden weiteren Schritt steigen aber relativ die kalkulatorischen Bearbeitungskosten der einzelnen Rechnung. Und wenn dann im Extremfall der Klageweg beschritten wird, können zwar Gebühren veranschlagt werden – die Arbeitszeit fällt trotzdem an und eigene Fälle sollten im Regelfall nicht auch selbst bearbeitet werden. Dazu kommt die Frage: Ist neben der Expertise im eigenen Fachgebiet auch die Routine für Honorarprozesse vorhanden?

Das ist bei uns anders: Wir können durch effiziente Abläufe, eine hohe Automatisierung und unsere Spezialisierung viele Arbeitsschritte deutlich günstiger umsetzen als Kanzleien, die nur hin und wieder damit zu tun haben. Zudem sind wir Experten für Honorarprozesse und wissen, worauf es ankommt. Anders als bei der internen Lösung fließt damit zwar erst einmal Geld ab, aber die Mitarbeiter können ihre Zeit für die Kernaufgaben aufwenden.

Dazu kommt: Je mehr Rechnungen offen sind und je höher die Außenstände sind, desto stärker wird auch die Kontokorrentlinie in Anspruch genommen. Durch den sofortigen Rechnungsausgleich fällt dieser Posten weg.

4. „Die Anwaltliche Verrechnungsstelle macht nichts, was ich nicht auch könnte!“

Darauf ein entschiedenes „Jein“. Wir verschicken Rechnungen, haben die Zahlungseingänge im Blick, ordnen Zahlungen zu, schreiben freundliche Erinnerungen bzw. Mahnungen bei ausbleibenden Zahlungen, … All das sollte tatsächlich zum Handwerkszeug einer jeden Kanzlei gehören.

Allerdings trumpfen wir auch gegenüber den Mandanten mit der Position des Dienstleisters auf: Wir sind die neutrale Stelle, deren Rechnungen schneller ausgeglichen werden.

Und sollte es in Ausnahmefällen tatsächlich soweit kommen, dass einmal ein Honorar eingeklagt werden muss: Wir können unsere Auftraggeber als Zeugen benennen. Das stärkt zusätzlich die Position in solchen Verhandlungen.

Zur Person: Jan Pieper

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Er gehört zu den zentralen Köpfen hier in der Verrechnungsstelle: als einer der ursprünglichen Ideengeber, Vertriebsprofi und Verantwortlicher für kaufmännischen Aspekte. Kennt alle Stellräder und weiß jeden Fachbegriff zu erläutern.