Vielfältige Optionen: Outsourcing in der Anwaltskanzlei

In der Automobilindustrie ist die Arbeitsteilung soweit fortgeschritten, dass die bekannten Marken als „Original Equipment Manufacturer“ (OEM) nur noch fremdproduziertes Material zusammensetzen. Die Lieferung erfolgt dabei in der Regel „just in time“. Anders sieht das in Kanzleien aus: Das Berufsrecht setzt Grenzen, aber Outsourcing findet auch hier statt – in unterschiedlichen Maßstäben.

Breit etabliert: Non-Legal-Outsourcing ohne Mandatsbezug

Traditionell verlangen es die Verschwiegenheitspflichten eines Anwalts, alle mandats- und bürobezogenen Tätigkeiten „im Büro“, also durch eigenes Personal umzusetzen. Und jetzt kommt das „aber“…

Aber glücklicherweise ist es mittlerweile Vergangenheit und berufsrechtlich einwandfrei, eindeutig nachgelagerte Aufgaben ohne offensichtlichen Bezug zu einem Mandanten bzw. einem Mandat auszulagern. Es ist zudem ökonomisch sinnvoll, keine eigenen Ressourcen für Büroreinigung, IT oder – das betrifft schon deutlich weniger – Garten- und Landschaftspflege vorzuhalten. Das aktuelle Beispiel des besonderen elektronischen Anwaltpostfaches zeigt jedenfalls, dass Fachleute dringend notwendig sind.

Bei der Vorsicht gibt es allerdings Abstufungen: In manchen Kanzleien lagern Akten grundsätzlich nur in abgeschlossenen Schränken, bei anderen dürfen sie nicht auf der Fensterbank liegen (schließlich gibt es Passanten oder Fensterputzer) und bei dritten werden Maßnahmen nur für besonders sensible Fälle getroffen.

Wachstumssektor: Non-Legal-Outsourcing mit Mandatsbezug

Noch deutlicher in der Grauzone waren jene Dienstleistungen, die einen eindeutigen Bezug zu den Mandanten zulassen. Durch die Reform der BORA, mit der das Kriterium der „Sozialadäquanz“ entdeckt wurde, sind die Bedingungen für den Einsatz von Nichtjuristen an niedrigere Hürden gebunden. Angerissen hatten wir das rechtssichere Outsourcing bei Anwälten schon einmal im Juni.

Zu den möglichen Optionen zählen insbesondere für Kanzleien mit einem internationalen Tätigkeitsfeld u.a. externe Telefonzentralen, die rund um die Uhr und vielleicht auch in verschiedenen Sprachen zur Verfügung stehen, oder Schreib- und Übersetzungsbüros. Eine größere Zielgruppe sprechen dagegen Dienstleister an, die sich beispielsweise um digitale Aktenverwaltung (Copy & Scan) bzw. den analogen Gegenpart (Aufbewahrung oder Vernichtung von Altakten) kümmern.

Sonderfall: Verrechnungsstelle

Ein Sonderfall ist hier die Auslagerung des Honorarmanagements an eine Verrechnungsstelle wie die AnwVS, weil die BRAO eine explizite Markteintrittshürde darstellt: Im stillen Verfahren kann eine Vergütungsforderung oder ihre Einziehung ohne Einwilligung des Mandanten nur an Rechtsanwälte oder rechtsanwaltliche Berufsausübungsgemeinschaften abgetreten werden (§ 49, Absatz 4, Satz 1 BRAO). Im offenen Verfahren ist die transparente Information zu empfehlen (und die Zustimmung des Mandanten bei uns auch die Grundlage).

Darüber hinaus können Kanzleien durch den ganzheitlichen Ansatz der AnwVS auch Services nutzen, die ihnen selbst nicht zur Verfügung stehen.

Konkretes Beispiel: Fragt eine Kanzlei bei einer Auskunftei die Bonität eines (potenziellen) Mandanten ab, würde sie gegenüber unberechtigten Dritten schon ein (potenzielles) Mandatsverhältnis offenlegen. Wenn wir das machen, ist das aus Sicht von Schufa oder Crefo aber eine anonyme Anfrage. Denn erstens legen wir unsere Kunden nicht offen und zweitens bündeln wir die Anfragen, so dass eine Zuordnung eines einzelnen Mandanten zu einer bestimmten Kanzlei auch gar nicht möglich wäre.

Zartes Pflänzchen Legal Outsourcing

Geht es um Legal Outsourcing im eigentlichen Sinn, ist der angelsächsische Rechtsmarkt schon einen Schritt weiter: Die Zusammenarbeit mit externen juristischen Dienstleistern ist dort schon seit gut zehn Jahren geläufig. Sachlich geht es dabei u.a. um das Erstellen von Gutachten, die Mitarbeit an Schriftsätzen oder die Überprüfung von mandatsbezogenen Dokumenten.

Hierzulande ist dieser Sektor jedoch noch ein zartes Pflänzchen, was neben dem Selbstverständnis der Branche auch mit der Berufsordnung und der Rechtsprechung zu tun hat. Das LG Hamburg hatte dem Unternehmen Secopio jedenfalls untersagt, bestimmte Aussagen zu tätigen.

Aus Sicht von Markus Hartung von der Bucerius Law School ist Legal Outsourcing unter zwei Bedingungen unbedenklich: Das Angebot der Dienstleister darf sich nur an Angehörige der rechtsberatenden Berufe wenden und die gelieferten Arbeitsergebnisse dürfen nicht ungeprüft übernommen werden (NJW 31/2016, 2009-2214).