Best Practice: Wenn die Fallzahlen steigen und auch die offenen Forderungen

Steigende Fallzahlen, Bekanntheit und Umsätze – auf den ersten Blick lag die inhabergeführte Kanzlei auf gutem Kurs. Allerdings waren die Buchhaltung und das Forderungsmanagement in eigener Sache mit dem bestehenden Personal nicht mehr zu stemmen. Damit stiegen die offenen Forderungen und die Insolvenz eines wichtigen Mandanten war auch nicht hilfreich. Was also machen?

Ausgangslage

Erst Rückenwind, dann Gegenwind

Für den ersten Best-Practice-Text mit einer Kanzlei als Fallbeispiel gehen wir etwas mehr als zehn Jahre zurück und fangen in der Anfangszeit unseres Kunden an. Und besser hätte es für den Kanzleiinhaber zum Auftakt gar nicht laufen können: Schon in kurzer Zeit hatte er sich in seiner Region und in seinem Fachgebiet einen so guten Ruf erarbeitet, dass die Fallzahlen Jahr für Jahr quasi im Alleingang deutlich stiegen.

Zusammen mit zwei angestellten Anwälten und drei nicht-anwaltlichen Mitarbeitern ließen sich die Buchhaltung und das Forderungsmanagement in den ersten drei bis vier Jahren in eigener Sache gut umsetzen. Dann aber stiegen langsam die Außenstände, weil die Honorarabwicklung parallel zur eigentlichen Arbeit kaum noch eigenständig zu bewältigen war.

Die Suche nach dem richtigen Kurs

Was also machen? Vor neuen Mitarbeitern schreckte der Inhaber zurück, weil er das familiäre Klima in der Kanzlei bewahren wollte. Alternativ einen Anwalt als Partner an Bord holen und quasi eine Hälfte der Kanzlei verschenken, damit das Boot wieder in ruhige Fahrwasser zurückkehrt? Das war für ihn ebenfalls keine zufriedenstellende Option. Also ging alles erst einmal weiter wie gehabt.

Der finale Schuss vor den Bug war schließlich die Insolvenz eines wichtigen Mandanten, mit dem ein spürbarer Teil der ausstehenden Honorare abzuschreiben war.

Vom Problem zur Lösung

Windstille

Um weiter in der Seemannssprache zu bleiben: Die Kanzlei hing nun sprichwörtlich in einer Windstille fest und hätte auf absehbare Zeit den restlichen monetären Proviant verbraucht, da die tatsächlich fakturierten Honorarumsätze und die Kosten der Kanzlei auf gegensätzlich verlaufenden Linien lagen.

In dieser anscheinend aussichtslosen Situation setzte der Inhaber einen Funkspruch ab und bestellte bei der AnwVS das offene Verfahren als Außenbordmotor und hier das Oberklassemodell AnwVS-Premium.

Außenbordmotor

Beim offenen Verfahren erfolgen der Rechnungsversand und alle nachgelagerten Schritte ausschließlich durch die AnwVS. Aus Sicht der Mandanten werden damit der Rechnungsausgleich und das Mandat entkoppelt, die Kanzlei wechselte damit ausschließlich in die Beraterrolle. Die Honorare werden seitdem grundsätzlich vorfinanziert und zu 100% ausgezahlt, die Abrechnung erfolgt zum Monatsende.

Damit fand die Kanzlei in den Wind zurück und segelt seither unbeirrt weiter. Mit der Konzentration auf die Kernkompetenz kehrte auch das Wachstum – erst auf der Fall- und Mandantenseite, später auch bei den Mitarbeitern. Der grundsätzlichen Zielsetzung des Inhabers entsprechend ist die Kanzlei aber immer noch familiär, die Mitarbeiterzahl liegt unter zehn.

Fazit des Inhabers

Heute ist die AnwVS ein langjähriger und geschätzter Partner der Kanzlei. Die Art der Wertschätzung drückt sich auch in dem Urteil aus, dass der Inhaber im Rückblick fällt: „Die Entscheidung für eine Zusammenarbeit war eine der wichtigsten Entscheidungen meiner Kanzlei. Die AnwVS hält mir auch in turbulenten Phasen den Rücken frei und sichert meine Unabhängigkeit. So kann ich mein Personal gezielt für die Mandatsbearbeitung einsetzen und um das eigene Forderungsmanagement brauche ich mich nicht mehr zu kümmern.“